2011年7月23日 星期六

[推薦] Doodle - 四健人揪團好工具

文/台大四健會 洪輝舜

各位四健夥伴們在平日號召四健人一起吃飯唱歌,甚或是挑選開會的時間時是否感到人數越多要找到共同的時間就越困難呢?也許你可以試用看看網路上的各種服務。這次我們要推薦給你的是Doodle這一家公司所提供的服務,至於要怎麼用呢?就讓我們慢慢看下去吧!



首先先進入Doodle的首頁,選擇"安排一個活動"。

Doodle首頁 選擇"安排一個活動"

接下來要填寫這個活動的名稱與相關說明,這個服務是不需要註冊就可以使用的,所以一定要填寫正確的電子郵件地址,以方便後續的作業。

在這裡填寫你要召集的活動名稱與你的電子郵件地址
在這邊就要先來挑選活動舉辦的日期啦!先在左方的小日曆選擇可能舉辦的日子,點選之後該日期就會變成綠色的方格並且顯示在左方的清單中。如果要取消選擇就在左方的清單前面按下垃圾桶的小圖示,該日期就會被你刪除了。選好之後就選擇下一步吧!
選擇日期的介面
接著來到時間設定的頁面,在這邊預設是有三種選擇,你可以填入早中晚餐,或是輸入時間,你只要輸入"1300-1500"24小時的格式,他就會自動幫您轉換為"PM 1:00 ~ PM 3:00",很貼心吧!如果你要舉辦的活動是以一天作為單位,那麼也可以選擇不要填寫。

寫完第一行之後先別急著要把其他的空格也都填滿,如果你想約的時段不只三個,你可以按下"貼加進一步的時段",他就會再多給你三欄來做填寫,如果你想要讓每天的選項都比照第一行,就按下"複製並黏貼第一行",這樣子所有的日期都會乖乖地跟第一行的設定都一樣啦!設定完成之後就前往下一步。

拉到下面就會有兩個進階選項
再來就是來到設定的部分,如果你沒有特殊的需求,可以在"Basic Poll"的部分就直接按下"下一步"。這邊來繼續介紹進階設定的四個選項。
  • 是-否-若有需要-詢問調查
    • 這個翻譯得得比較不夠清楚的,意思就是除了Yes(出席)與No(不克出席)之外,還會增加一個(Yes)的選項,代表盡量不要挑選此時間,但是如果最後確定是在這個時間,還是會盡量出席。
  • Hidden Poll
    • 隱藏其他人的調查結果,因為預設值是讓使用者在填寫調查時也能夠看到別人的選擇。如果你不想有西瓜偎大邊的效應,就可以選擇這個選項。
  • Participant can only choose one option
    • 這是讓每個人只能選擇一個時段或是選項。
  • Limit the number of participants per option
    • 這是讓每個選項或是時段只能被固定的人數所選擇。

進階設定的頁面
當你按下下一步之後,就會跳到最後的頁面了!如果你不想要註冊這個服務,可以直接選擇完成,由您自己手動寄送這個活動的調查,如果您想要讓Doodle來幫您寄送活動時間調查,就需要註冊一個帳號來使用啦!在這邊我們選擇完成。
不想註冊的夥伴們就選擇完成就可以了
完成之後系統會寄送兩封信件到您的信箱,一封是管理介面的連結,如果你要修改剛剛所設定的一切,或是您設定為Hidden Poll後想要觀看結果,都要靠這封郵件所附的連結來操作管理介面。系統預設是有人完成調查之後會寄信通知你,如果你不想要有這個功能,別忘了將這個設定給取消掉,以免受到郵件的轟炸。

另外一封信是給您的四健夥伴填寫問卷調查之用。別忘了把這些連結轉寄給妳要調查的對象歐!下面是填寫的介面,如果你的選擇太多,系統會自動隱藏,別忘了要按下"Show all xx options"來展開所有的選擇。
填寫調查的介面
如果您沒有選擇隱藏調查結果的話,他會在填寫調查的介面就馬上統計選擇出席與不出席的人數多寡,馬上就可以挑選出最有可能的時間!

希望這篇文章可以幫助大家在未來召集活動挑選時間時能夠更加順利,其實除了這個網站之外,網路上還有很多其他類似的服務歐!你也可以來試試看其他的服務!


如果你有讓四健夥伴工作效率更佳提升的小撇步,歡迎投稿或是成為我們的客座作者。意者請洽blog [at] fourh.org.tw


關於作者
洪輝舜
木柵四健會會員
台大四健會前社長
四健青年領袖營12th學員
四健青年領袖營14th-16th工作人員

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